translate

Catatan dan transkrip
Catatan selama dikontrol oleh struktur, kehadiran, dan apa yang harus ditulis dalam transkrip

7,1 model
Bukan hanya format catatan mahasiswa yang telah berubah dalam beberapa dekade terakhir: itu adalah sangat fungsi mereka. Catatan dari kehidupan akademis mahasiswa tidak hanya alat referensi untuk membantu tenaga pendidik dan memberikan informasi yang memadai untuk dewan penguji. Catatan, atau lebih tepatnya korpus semua catatan mahasiswa, adalah sebuah alat manajemen, digunakan untuk perencanaan, pemasaran, kontrol kualitas, 'liga tabel' dan semua statistik lain tanpa lembaga-lembaga pendidikan yang modern merasa mereka tidak dijalankan sesuai dengan tujuan.
Metode tradisional perekaman secara manual tidak lagi cukup fleksibel untuk tantangan modern ini; keuntungan dari datangnya sistem catatan komputer canggih menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk hal ini (meskipun mereka tergugah untuk membuat model lain: bahwa permintaan untuk statistik seperti muncul hanya karena mereka bisa diproduksi). Demikian pula, kemampuan sistem catatan terkomputerisasi tersebut difasilitasi (didorong?) oleh struktur yang lebih fleksibel. Struktur saat ini sangat bervariasi (lihat Bab 3), dan tempat yang berbeda menuntut sistem catatan yang menyertainya, melainkan membantu menjadi efisien (dan biaya-efektif) pengelolaan sistem seperti variasi tidak terjadi terlalu banyak atau terlalu sering.
System catatan dapat diatur dalam berbagai cara. Kebanyakan sistem yang ditetapkan sebagai database komputer. Faktor yang akan digunakan dalam menentukan yang terbaik untuk hardware dan software yang digunakan adalah tidak dibahas lebih lanjut dalam buku ini, sebagai teknologi informasi yang tersedia berkembang sangat cepat bahwa pedoman yang dikeluarkan satu tahun dapat benar-benar keluar dari tanggal sebelumnya.
Sistem yang terbaik dapat memberikan pandangan tentang catatan dari berbagai sudut. Elemen utama administrasi mahasiswa perlu dilihat pada tingkat kursus, modul / tingkat unit dan tingkat mahasiswa. Jika struktur saja cukup kaku, kursus berbasis record sering memadai; dalam skema modul yang berat dan mahasiswa berbasis catatan akan dibutuhkan, dan akan menjadi satu-satunya cara yang masuk akal pengorganisasian itu jika murid kursus yang akan menyebar ke seluruh jangka waktu yang tidak tentu (lihat Bab 3). Hal ini menimbulkan isu-isu tertentu untuk validasi program (lihat bagian 7.4).
Pertemuan di kebutuhan internal catatan sayangnya hanya bagian dari cerita. lembaga-lembaga yang didanai pemerintah wajib menyampaikan hasil statistik secara berkala, sering lebih dari sekali setahun. Lembaga tidak memiliki kontrol atas isi atau format dari hasil ini; sedikit hal-hal ini jika informasi yang dicari di kompatibel dengan lembaga-lembaga apa yang akan mengumpulkan tetap, tetapi itu tidak selalu terjadi. Badan-badan ini dapat mengklasifikasikan siswa kursus dan dengan cara yang tidak memenuhi kebutuhan internal: misalnya, kategorisasi sederhana 'sarjana' dan 'pascasarjana' (lihat Bab 3, bagian 3.5) atau tidak jelas penggunaan istilah 'full - time 'dan' part-time '. Jika badan-badan perundang-undangan mengkategorikan informasi dengan cara yang kurang rinci daripada kebutuhan internal, hal ini dapat ditangani oleh penggabungan kode internal sebelum mengirimkan kembali; ketika perbedaan adalah cara lain, dan tuntutan lembaga data dalam cara yang lebih rinci daripada yang diperlukan secara internal, institusi akan menemukan bahwa ia harus melakukan pekerjaan yang telah ada gunanya, semata-mata untuk memenuhi kebutuhan statistik kembali. Ini, bersama dengan kecenderungan badan-badan ini untuk mengubah definisi setiap tahun, adalah beban yang tak diinginkan. Kadang-kadang lembaga sendiri tidak punya pilihan lain kecuali untuk membuat perubahan, karena mereka harus memenuhi tuntutan pemerintah, dan harus mengubah definisi dan kategori dalam terang kasus pengadilan (misalnya, jika sebuah kasus hubungan ras, tidak terkait dengan pendidikan , menyebabkan reklasifikasi dari kelompok etnis). Setiap perubahan ini memerlukan pencatatan sesuai bagian-bagian penting dari sistem catatan, sering hanya dapat diubah lagi pada tahun berikutnya.
Lembaga donor juga mempengaruhi cara di mana catatan dikelola, atau kategori yang dikodekan, jika kebijakan tersebut diubah pada bagaimana siswa lembaga yang didanai: misalnya, oleh kepala-count, dengan penuh waktu kesetaraan, dengan cara belajar, menurut subyek wilayah-kursus atau modul belajar. Seluruh struktur dapat dibangun dalam lembaga untuk menangani pendanaan kategori yang menghilang tahun berikutnya. Semua perubahan ulang ini tidak hanya mempengaruhi cara di mana catatan dikelola (reprogramming, pelatihan, direvisi dokumentasi, dll), tetapi juga memakai sebagian besar waktu staf yang lebih baik digunakan untuk mendidik siswa.
7,2 yang merupakan catatan, dan yang mengelola mereka?
sebagaimana disebutkan di atas, alasan karena memiliki catatan sendiri dapat bervariasi: mereka dapat (dan harus) melayani kebutuhan lembaga, pemerintah, badan hukum, akademis dan dukungan departemen dan, terakhir namun paling tidak, masing-masing siswa. Pembagian perbedaan ini (dan kadang-kadang bertentangan) tuntutan mempengaruhi cara pemeliharaan catatan yang terorganisasi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan kebenarannya. Sistem yang terbaik memastikan bahwa mereka yang membutuhkan mengandalkan data juga mereka yang bertanggung jawab untuk memastikan keakuratan data: itu banyak gunanya jika, misalnya, masuknya informasi biaya siswa prioritas rendah untuk bagian dari lembaga yang masuk, atau jika, di sisi lain, tutor yang membutuhkan modul akurat daftar kursus dan merasa bahwa itu bukan tanggung jawab mereka untuk mengambil daftar hadir. 'kepemilikan' dari data sangat penting. Terbaik 'pemilik' dari data adalah siswa sendiri-mereka telah kehilangan sebagian besar jika catatan mereka adalah salah, dan harus ditempatkan dalam posisi bukan hanya untuk mengubah data yang tidak akurat dengan mudah tetapi juga diperlukan untuk memastikan bahwa mereka berubah.
Konseptual 'kepemilikan' dari data tidak hanya masalah menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memperbaharui, erat terkait dengan struktur manajerial lembaga. Sentralisasi pemerintahan dapat ditampilkan jauh dan tidak simpatik dengan kebutuhan siswa, dan juga kadang-kadang untuk departemen akademik dan staf administrasi. Tentu saja mereka dapat muncul mengintimidasi siswa dengan cara yang tidak sesuai dengan staf departemen. Ini bukan masalah sikap, lebih penting adalah keakraban, karena siswa telah jauh lebih besar interaksi dengan staf kantor setempat. Pentingnya ini cukup banyak ketika datang untuk membuat siswa merasa bahwa mereka memiliki kepemilikan data tentang mereka. Jika siswa merasa bahwa satu-satunya alasan untuk menjaga data yang up to date adalah begitu memuaskan 'pusat', tidak ada insentif untuk melakukannya, jika mereka merasa bahwa mereka menyebabkan masalah bagi staf administrasi yang mereka bertemu setiap hari mereka mungkin berusaha lebih keras.
Pesan utama untuk siswa yang mendapatkan data adalah bahwa mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data tentang mereka pada sistem yang benar. Ini tidak hanya berarti hal-hal yang hanya mereka ketahui, seperti alamat mereka saat ini, tetapi semua data. Esensi memastikan bahwa data siswa yang benar adalah untuk memberikan siswa tanggung jawab atas ketepatan. Ini sering melibatkan interaksi dengan mereka mengenai hal-hal seperti alamat, silabus / modul, kursus tanda, kehadiran, catatan dll
Pertanyaan yang pada gilirannya ini meningkatkan adalah apakah siswa harus memiliki kemampuan untuk mengubah catatan sendiri. Untuk pertanyaan akademis jawabannya harus tetap 'tidak', tetapi kurang jelas bahwa ini harus dilarang untuk barang-barang pribadi seperti alamat rumah dan jangka waktu; sayangnya, mengakui, godaan sifat manusia, jawabannya masih harus 'tidak' bahkan untuk ini, kalau-kalau ada kecenderungan untuk mengubah alamat ke tempat yang tidak akurat tepat sebelum faktur untuk biaya dibayarkan untuk diproses. Pendekatan yang terbaik adalah memberikan siswa akses ke hampir semua catatan mereka, lebih baik on-line, untuk memudahkan bagi mereka untuk pertanyaan mereka dan minta mereka dikoreksi dan di atas semua untuk menerima bahwa jika mereka tidak melakukannya sehingga mereka tidak bisa mengeluh atau naik banding jika salah keputusan didasarkan pada data yang salah yang seharusnya mereka diperiksa. Menempatkan tanggung jawab pada siswa ini meningkatkan perasaan mereka 'kepemilikan' dari data, dan dengan demikian harus meningkatkan akurasi, ke saling menguntungkan siswa dan lembaga-lembaga itu sendiri.
Jadi kebutuhan konstituen dari tiga lembaga yang berbeda:
• Siswa perlu memastikan bahwa mereka mendapatkan hasil yang benar untuk kursus;
• Departemen perlu mengelola kelompok tutorial, esai tenggat waktu, penempatan kerja, informasi karir, penyakit dan kehadiran (banyak dari item yang dibutuhkan oleh departemen singkat atau jangka pendek hanya relevansi);
• Pusat administrasi harus memastikan bahwa perundang-undangan pengembalian adalah akurat dan tepat waktu, informasi manajemen adalah aman dan komprehensif, dan sumber daya dengan benar dan adil didistribusikan ke departemen.
7,3 apa yang terjadi dalam catatan?
Telah ada banyak usaha untuk merancang atau memaksakan suatu format standar untuk catatan siswa pada semua lembaga. Beberapa inisiatif telah pemerintah, sebagian di antaranya sudah kolaborasi lokal, beberapa upaya telah dilakukan oleh suatu lembaga atau badan komersial yang tajam percaya 'bahwa solusi internal akan berlaku untuk semua orang lain. Semua tampaknya bernasib buruk. Faktor-faktor eksternal seperti lembaga statistik memang memberlakukan tingkat tinggi konsistensi pada apa yang sistem catatan harus menghasilkan, tetapi mereka tidak bisa memaksa institusi, untuk sampai pada data ini dalam cara tertentu. Semua lembaga, baik universitas atau perguruan tinggi, memiliki otonomi tingkat tinggi tentang manajemen dan administrasi mereka, yang pada gilirannya menentukan bagaimana catatan mereka akan terstruktur. Untuk kecuali banyak institusi untuk dapat menggunakan sistem manajemen catatan identik hanya karena mereka 'bisnis' adalah sama seperti mengharapkan semua toko tinggi untuk menggunakan perangkat lunak personil yang sama hanya karena mereka beroperasi dengan cara yang serupa dan harus menyerahkan jenis yang sama dari pajak.

Lembaga statistik akan menentukan banyak bidang di catatan, dan banyak dari nilai-nilai pengkodean untuk bidang-bidang (meskipun, seperti tercantum dalam bagian 7.1, hal ini tidak mengesampingkan lembaga memiliki lebih rinci kode jika mereka mau, asalkan mereka dapat dengan mudah dipetakan pada nilai-nilai perundang-undangan). Dalam kerangka ini, bagaimanapun, kebutuhan yang tepat akan bervariasi dari lembaga ke lembaga, dari kursus kursus dan dari tahun ke tahun, terutama karena badan-badan perundang-undangan mengubah persyaratan mereka setiap tahun.
Untuk alasan ini, buku ini tidak akan membahas secara rinci informasi apa yang harus disimpan dalam catatan. Namun, satu hal yang telah lama tradisional harus dipertanyakan dalam konteks perubahan struktur dan pendanaan tentu saja metode: konsep 'tentu saja' itu sendiri (lihat Bab 3). Banyak perundang-undangan dan pendanaan kembali bergantung pada konsep 'apa yang tentu saja mahasiswa itu pada tahun ini', yang mengandaikan pola normal studi penuh waktu yang terdaftar bernama tertentu saja; seorang mahasiswa dukungan keuangan dapat bergantung pada definisi agak sewenang-wenang modus studi dan kursus.
Bahkan konsep 'berhasil menyelesaikan' tidak jelas dalam suatu sistem pendidikan yang terus-menerus memperbarui. Catatan mungkin harus terus hidup selama mahasiswa tetap memiliki kelayakan untuk melanjutkan studi lagi dalam tahap dalam perjalanan atau di update 'top-up' saja. Ini tidak sepenuhnya fenomena baru, karena beberapa profesi memiliki tradisi panjang terus-menerus memperbarui profesional, tapi mendorong skema modular dalam cara yang jauh lebih luas.
Karena ini, kursus dan catatan mereka mungkin harus terstruktur dalam suatu cara yang tidak diperlukan untuk lembaga, hanya untuk cocok dengan persyaratan pelaporan. Beberapa statistik yang tidak kembali dengan baik dengan sepenuhnya mengatasi skema modul, sistem yang memfasilitasi atau bahkan mendorong 'jembatan dan tangga, antara jalur dan tahapan program. Bahkan metode tradisional dapat membuat catatan yang tidak sesuai dengan kenyataan sebenarnya .
7,4 validasi
Kunci konsekuensi dari faktor-faktor yang dijelaskan di atas adalah bahwa hal itu membuat hampir tidak mungkin bagi sistem catatan untuk memeriksa seorang individu mahasiswa program modul / unit untuk memastikan itu adalah set yang valid studi untuk kualifikasi yang harus dipelajarinya. Tradisional, relatif tetap kursus ini mudah; yang lebih mendekati struktur modular sepenuhnya skema yang kurang bermakna ini terjadi.
Ini tidak berarti bahwa mahasiswa tidak bisa mengharapkan bantuan dalam merancang program-program studi yang akan memimpin mereka ke arah penghargaan yang mereka cari: itu hanya menjadi lebih rumit. memang, validasi semacam itu sebenarnya lebih penting dalam struktur yang fleksibel, untuk menghindari siswa mencapai akhir studi mereka hanya untuk menemukan bahwa mereka telah melewatkan komponen kunci dan berakhir dengan penghargaan yang berbeda dari apa yang mereka harapkan, atau tanpa penghargaan di semua.
Ada dua cara untuk mendekati dasar ini, masing-masing yang layak namun dalam hal menuntut pemeliharaan catatan jalurnya dan modul struktur:
(a) Modul mana yang diperlukan untuk memahami bagian ini?
Siswa bertujuan untuk penghargaan bernama tertentu dapat dikatakan yang modul mereka perlu telah berlalu, dan bagaimana yang ditelusuri kembali melalui prasyarat untuk memetakan modul-modul wajib untuk setiap tahun studi, sedangkan sisanya dari program studi tersebut dapat diisi dengan modul sesuai dengan selera siswa sendiri. Hal ini relatif mudah diimplementasikan pada sebuah sistem komputerisasi, karena mulai dari yang didefinisikan dengan baik datum (judul program studi) dan bekerja kembali melalui prasyarat.
(b) judul program studi mana yang modulnya layak saya cari?
Siswa memilih berbagai modul dalam mata pelajaran yang mereka merasa tertarik, dan bertanya yang penghargaan ini bisa mengakibatkan. Hal ini dapat sangat kompleks untuk melaksanakan, karena itu berarti mencari seluruh database tentu saja struktur untuk melihat siapa di antara mereka yang kompatibel dengan siswa menyatakan pelajaran pilihan: seperti 'bagaimana jika? "Pemrograman dapat menjadi tidak dapat diatur jika modul-modul yang dinyatakan terlalu sedikit atau terlalu umum (seperti semua mata kuliah di lembaga pendidikan akan terdaftar sebagai 'tersedia'), tetapi jika mereka adalah bagian dari proses berulang-ulang mereka dapat sangat berharga dalam membantu siswa untuk membangun program studi mereka.
7,5 pemantauan
Setiap lembaga, dan setiap modul dan tutor saja, perlu tahu mana mahasiswa yang masih tersaftar. Hal ini berlaku terlepas dari cara di mana siswa yang didanai, selama masih ada biaya untuk hadir. Pendanaan pemerintah membutuhkan konfirmasi bahwa seorang siswa masih hadir, dan di mana siswa bertanggung jawab atas biaya sendiri lembaga perlu tahu berapa banyak biaya untuk. Tutor dan departemen administrator perlu mengetahui kehadiran siswa sehingga, jika mereka putus, jadwal tutorial, seminar dan kursus dapat disesuaikan. Beberapa badan profesional juga memerlukan pemantauan ketat kehadiran pada sesi praktis dianggap bagian dari mendemonstrasikan kompetensi dalam keterampilan yang diperlukan atau terpapar pada praktik kunci. Sponsor juga kecuali bahwa mereka yang mereka membayar benar-benar hadir.
Beberapa lembaga mampu membayar infrastruktur yang terlibat dalam mengambil mendaftar secara manual di setiap kelas pada setiap hari; dalam kasus ini dapat dianggap sebagai sangat 'schoolish' dan merendahkan kepada para siswa, khususnya dalam pendidikan tinggi. Alternatif meliputi:
• sampling secara teratur (harian, mingguan, termly);
• Termly menandatangani;
• Pasif pemantauan.
Pemantauan pasif telah menjadi semakin layak di bawah meluasnya penggunaan sarana elektronik mengontrol akses atau penggunaan fasilitas. Ini mungkin tidak praktis, meskipun tidak secara teknologis mungkin, untuk mencatat kehadiran setiap siswa di kelas (yang juga meningkatkan Orwellian overtone); namun jelas mungkin untuk menarik bersama semua contoh di mana seorang siswa telah berinteraksi dengan cara apapun dengan sistem komputer: penggunaan perpustakaan, akses ke laboratorium terkontrol, penggunaan fasilitas IT, dll jika setiap login atau pengendalian akses login menjadi lebih mudah bagi sebuah lembaga untuk mengkonfirmasi siswa mengetahui tanggal terakhir melakukan kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Hal ini mungkin tidak sejauh membuktikan aktivitas pada modul tertentu kecuali kursus elektronik tunduk pada login atau perangkat lunak tertentu terkait dengan modul-modul tertentu.
Sebuah efek samping bermanfaat secara teratur pemantauan kehadiran (baik aktif atau pasif) adalah bahwa hal itu dapat membantu lembaga untuk memeriksa kemungkinan masalah siswa sebelum siswa mampu membesarkan mereka secara langsung. Banyak guru akan menyadari kesempatan di mana menyelidiki mengapa seorang mahasiswa telah kehilangan beberapa kuliah memiliki gejala serius masalah-masalah pribadi yang mahasiswa enggan untuk meningkatkan hal ini pada gilirannya dapat mengaktifkan tindakan perbaikan yang cepat untuk menyelamatkan siswa studi.
7,6 Mitra
pencatatan kursus berjalan di antara dua lembaga dalam kemitraan biasanya tidak menimbulkan masalah, tapi bisa hati-hati memerlukan negosiasi dan kesepakatan yang tepat yang mengumpulkan, memelihara dan memperbarui catatan. Jika kursus dijalankan sebagai sebuah 'waralaba' maka lembaga orangtua perlu untuk mengumpulkan informasi yang persis sama pada pasangan mahasiswa seperti di mahasiswa yang berbasis di lembaga itu sendiri. Lembaga pewaralaba juga perlu untuk mengumpulkan dan memelihara catatan yang diperlukan untuk tujuannya sendiri. Pada gilirannya, mitra perguruan tinggi akan memerlukan akses yang sesuai untuk bagian-bagian catatan lembaga induk yang dibutuhkan dalam rangka untuk mengelola sisi kemitraan.
Dimana kemitraan merupakan sebuah 'validasi' daripada sebuah 'waralaba', yaitu kesepakatan untuk hanya mengkonfirmasi standar penghargaan akhir tanpa mengendalikan silabus rinci, lembaga orangtua mungkin merasa bahwa hanya diperlukan untuk menjaga catatan paling sederhana, dan memanggil mitra perguruan tinggi untuk lebih detail informasi manajemen. Catatan dasar akan tampak hanya cukup informasi pribadi untuk memungkinkan faktur yang benar yang akan dikeluarkan: ID, nama, dan tentu saja item lain tersebut seperti yang dipaksakan oleh alam dalam mekanisme pengisian (misalnya cara belajar).

7,7 Pengarsipan
Pada waktunya setiap lembaga harus menghadapi masalah pengarsipan catatannya sementara mahasiswa masih aktif belajar, kebutuhan lembaga mungkin sepenuhnya detail; setelah siswa telah meninggalkan kebutuhan detail ini berkurang. Mula-mula catatan lengkap harus disimpan, setidaknya sampai saat itu yakin ada dapat lebih menarik, atau pertanyaan mengenai kelayakan siswa untuk setiap hak atau penghargaan.
Setelah zona aman (misalnya sekitar enam bulan) telah berlalu, dan terakhir kembali perundang-undangan yang melibatkan mahasiswa telah diserahkan, jumlah detail dapat secara drastis dikurangi. Bahkan tempat penyimpanan massa atau informasi arsip terjangkau dan kompak, jelas bahwa tidak ada gunanya menyimpan setiap detail untuk selama-lamanya. Namun menggoda itu adalah sejarawan dan arsip menimbun semuanya hanya dalam kasus ini hasil analisis menarik untuk sosiolog seratus tahun atau lebih di masa depan, yang didasarkan pada kerinduan untuk data yang sama dari tahun-tahun awal universitas kuno, argumen tidak tidak menahan air: ledakan di jumlah siswa sejak pertengahan abad kedua puluh membuat mengumpulkan data tersebut tidak realistis dan mungkin tidak banyak bermanfaat dalam jangka panjang.
Oleh karena itu lembaga harus alamat kebutuhan sendiri saat mempertimbangkan tujuan utamanya dalam pengarsipan. Berikut ini adalah kebutuhan yang paling jelas dan menggunakan sebuah arsip:
• Cukup data untuk memverifikasi mahasiswa kualifikasi;
• data Cukup modul untuk memverifikasi transkrip dari bertahun-tahun sebelumnya;
• Cukup data untuk memastikan kelayakan siswa untuk melakukan studi lebih lanjut ( 'top-up' kursus, studi pascasarjana, dll);
• Pendaftaran dan akhir tahun untuk analisis masukan dan penyelesaian bertahun-tahun.

Beberapa di antaranya adalah lebih mudah untuk mengelola arsip di komputer daripada di catatan manual. Beberapa berguna untuk jangka waktu yang lebih panjang: data pribadi mungkin layak disimpan dalam detail yang wajar selama sekitar sepuluh tahun: statistik snapshot dapat tetap berguna untuk dua kali periode.
Apa dipertahankan pada arsip akan tergantung pada lembaga analisis menemukan berguna. Dasar informasi pribadi setelah sekitar sepuluh tahun bisa saja terbatas pada: nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, tanggal mulai, tanggal berakhir, semua kualifikasi dan klasifikasi, yang terakhir diketahui alamat. Apa yang dapat dijatuhkan adalah semua informasi tentang keuangan, kehadiran, dan mungkin juga tanda modul. Analisis kohort menjadi nilai kecil sekali kursus telah berevolusi dan silabus terlalu berbeda untuk perbandingan untuk menjadi bermakna. Ketentuan undang-undang perlindungan data juga harus diingat jika melarang penyimpanan data usang yang tidak dapat digunakan untuk analisis historis.
Format arsip adalah sedikit relevansi, asalkan mereka mudah untuk mengatur dan mudah digunakan. Non-catatan terkomputerisasi cenderung membatasi arsip mereka sendiri oleh mereka yang sangat massal: tahunan dan akhir-tentu saja penyiangan adalah satu-satunya solusi, dan harus drastis pada sekitar dua tahun setelah para siswa telah pergi. Massa pengarsipan catatan untuk lemari adalah buang-buang waktu. Pengarsipan ke arsip gambar hanya berguna untuk verifikasi dokumen, bukan untuk analisis.

7,8 Transcripts
Mengasumsikan bahwa catatan lembaga memegang semua informasi yang dibutuhkan untuk sebuah transkrip, format dan isi dokumen masih memerlukan pertimbangan hati-hati. Terlepas dari apakah itu disebut 'transkrip' atau 'catatan prestasi', keputusan mengenai isi masih harus diambil secara sensitif, mengingat penggunaan mahasiswa yang akan ingin dapatkan dari itu, dan kemungkinan penyalahgunaan untuk avolding penipuan tujuan.
• Transkrip harus menunjukkan semua modul dan tanda yang digunakan untuk menentukan kelulusan dan klasifikasi kursus dan penghargaan.
• Menampilkan semua upaya di setiap modul mungkin diperlukan jika kegiatan siswa setiap tahun harus disertifikasi.
• Menampilkan hanya upaya terakhir pada setiap modul memberikan indikasi yang akurat dari apa yang terakhir dianggap dewan penguji, setelah dibuang semua usaha sebelumnya.
• Menunjukkan upaya terbaik pada setiap modul adalah serupa dengan di atas: itu tergantung pada kebijakan lembaga; upaya akhir tidak selalu usaha yang terbaik.
• Termasuk gagal modul dapat berakibat buruk pada siswa, terutama jika mahasiswa merasa bahwa mereka menjadi tidak relevan ketika modul lain yang kemudian digantikan bagi mereka, tetapi sebaliknya seorang siswa tetap dapat menemukan fakta bahwa modul telah dipelajari (walaupun belum lulus) dari nilai ketika mencari pekerjaan, khususnya jika kegagalan itu marjinal. Dalam konteks seperti lembaga mungkin ingin menampilkan modul gagal dalam bagian terpisah berjudul 'juga belajar' daripada 'gagal', terutama jika kegagalan itu direstui dan diperlakukan sebagai kinerja yang memadai untuk tujuan tertentu (misalnya prasyarat).
• Menampilkan hasil dari modul tambahan dapat menyesatkan, terutama jika lembaga memungkinkan siswa untuk mengambil modul (misalnya sebagai seorang rekan mahasiswa) benar-benar di luar saja.
• Menunjukkan kursus untuk siswa yang terdaftar setiap tahun ini mungkin tidak relevan kecuali diperlukan untuk memperjelas pilihan yang sebenarnya bisa dijelaskan modul; dalam banyak kasus hanya judul program studi tentu saja akhir yang relevan.
Kecuali semua permutasi di atas dapat dikelola untuk berbagai tujuan, versi yang paling berguna tampaknya (a) semua usaha, (b) hanya mencoba yang terbaik, (c) hanya berlalu.
Apa yang seharusnya pasti akan dimasukkan untuk setiap tahun adalah apakah kursus itu belajar di lembaga itu sendiri atau di perguruan tinggi mitra o. Ini bukan hanya cara yang baik untuk mengenali kontribusi masing-masing lembaga tetapi juga mencegah siswa dari keliru keberadaan mereka setiap tahun; ini dapat memiliki implikasi hukum yang serius jika salah satu mitra di negara lain. Hal yang sama dapat diterapkan pada setiap catatan tentang apakah kursus (selain kursus bahasa) disampaikan dalam bahasa yang berbeda dari lembaga induknya itu sendiri: belajar di negara tertentu, dapat mewakili menyiratkan kompetensi atau kelancaran dalam bahasa yang negara.
Pertanyaan tentang informasi apa yang harus dimasukkan dalam menyusun data ...